Halte deine Inbox sauber, auf meine Art

Inspiriert durch den Artikel von Brian Fling, möchte ich gerne eine meiner eigenen Lösungen vorstellen, wie ich Mails organisiere und archiviere. Ich habe auch sehr lange nach einer funktionierenden Lösung für meine überlaufende Mailbox gesucht und nutze momentan die sehr gute Integration des Adressbuchs in OS X Mail, kombiniert mit ein paar einfachen Filterregeln:

1. Gruppen im Adressbuch anlegen

Screenshot: Gruppe im Adressbuch anlegen

Im Adressbuch habe ich verschiedene Gruppen angelegt, die mir helfen, meine Mails zu organisieren: Kunden, Privat, Freunde, Netzwerk, Webszene, …

2. Regeln in Mail anlegen

Die angelegten Adressbuchgruppen kann man nun prima nutzen, um neu empfangene Mails gleich mal je nach Absender in einer bestimmten Farbe zu markieren. Das hilft ungemein beim suchen von bestimmten kürzlich empfangen Mails, aber auch später bei der Suche im Archiv. Einfach eine Filterregel anlegen, die alle Mails deren Absender in der Gruppe XY ist, in einer bestimmten Farbe markiert:

Screenshot: Filterregel zum farbigen markieren von Mails

Auch hilfreich kann sein, die Adressbuchgruppen in Kombination mit Smartfoldern zu benutzen, um die E-Mails einer bestimmten Personengruppe anzuzeigen, zum Beispiel alle Kunden-E-Mails aus der vergangenen Woche.

Der Clue ist aber, eben diese Gruppen auch zum (halb-)automatischen Archivieren zu nutzen: Analog zu den Gruppen im Adressbuch habe ich in Mail gleichnamige Archivordner angelegt. Über einfache Filterregeln werden nun Mails, die älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen sind in die entsprechenden Archivordner verschoben:

Screenshot: Filterregel zum Archivieren von Mails

Um die Archivierung anzustoßen, muss man einfach ab und zu mal mit Apfel-A alle Mails in der Inbox auswählen und mit Apfel-Alt-L die Regeln ausführen, schon wird ein Großteil der alten Mails aus der Inbox gefegt. Die wenigen übrig gebliebenen kann man entweder löschen oder manuell irgendwohin verschieben.

Sicherlich kann man in den Archivregeln als Filterkriterium auch die E-Mail Adressen der Absender nutzen, die Adressbuchgruppen Methode hat jedoch den Vorteil, dass man nicht wild in diversen Fitlerregeln rumsuchen und -konfigurieren muss, wenn man Personen hinzufügen (oder löschen) möchte. Einfach die Person im Adressbuch per Drag & Drop der Gruppe hinzufügen (bzw. entfernen) und alle Orga- sowie Archivregeln von Mail aktualisieren sich automatisch mit.

Die Absendermethode nutze ich dennoch, z.B. für monatliche Rechnungen oder iTunes Store Belege. Die wandern automatisch in einen Archivordner. Um trotzdem schauen zu können, was da angekommen ist, hab ich einen Smartfolder eingerichtet, der mir alle ungelesenen Mails anzeigt.

Veröffentlicht am 10.10.2006 um 20:57 Uhr
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Kommentare

Martin

10.10.2006 um 20:57 Uhr

Danke.

Maurice

10.10.2006 um 20:57 Uhr

Bitte.

Milos

10.10.2006 um 20:57 Uhr

Ich habe mir Richard Kuo’s Artikel Optimize your life #4 – how to manage e-mail schon vor einiger Zeit reingezogen und wende das eigentlich auch konsequent an. Und es funktioniert!

Da ich ja nun "auch" ein OSX laufen habe, bin ich dir dankbar für eine Ausführungen hier. Danke.

iRudi

10.10.2006 um 20:57 Uhr

Ich mache das eigentlich genau anders herum: Ich sortiere die Mails gleich weg und lasse mir die Mails des aktuellen Tages oder der Woche über eine SmartMailbox anzeigen.
Über DockStar kann man Mail dann beibiegen, dass man in der kleinen Badge auf dem Icon die Anzahl der ungelesenen Mails aus der SmartMailbox für den aktuellen Tag sehen will.
In der Inbox bleib so nur alles liegen, was nicht automatisch wegsortiert oder gelöscht wird.